dimanche 25 juin 2006

Microsoft PowerPoint ?


réussir PowerPoint

Les présentations en salle avec Microsoft PowerPoint
ou comment utiliser efficacement l'outil de Microsoft pour réussir ses présentations

I - Rappel sur les données connexes à une présentation :
Observons la salle où se déroule la présentation :
Nous y trouvons l'orateur :


En fonction du contexte et du lieu, il sera soit :
  1. derrière un pupitre (en général salle façon amphithéâtre), 
  2. devant l'écran en train de commenter (petite salle), 
  3. assis à la table avec les participants (petit groupe)...
Le public :


Lors de la préparation de l'intervention, il faudra prévoir les attendus du public et leur niveau en entrant dans la salle... car si l'orateur sait pourquoi il fait son intervention, le public n'a pas forcément les mêmes souhaits et n'est pas forcément du niveau requis (attention en particulier à ne pas transformer une présentation en un débat entre experts oubliant le restant de la salle).
De préférence éviter les groupes trop hétérogènes.
Les supports :

  1. Il y a le support projeté proprement dit (la présentation PowerPoint depuis un vidéo projecteur),
  2. le dossier de l'orateur,
  3. les dossiers des participants, principalement ceux qui ont été distribués en début de séance, là l'orateur maîtrise le contenu, et ceux que les participants avaient avec eux, supports non maîtrisés par l'orateur, car en dehors des "salles d'examen", il est difficile d'interdire les documents.
Il convient d'être attentif aux documents distribués : afin de tenir son public, il est préférable que les participants soient attentifs à la présentation... donc n'aient pas des sources de distraction.
Certains défendent la nécessité de fournir le support en début de séance afin de permettre justement des annotations... mais ce n'est pas mon avis. En effet, la distraction générée et la masse de documents est à gérer de façon efficace. Les personnes ont besoin d'aller à l'essentiel et de ne conserver que l'essentiel.
Avec un bon message (donc en maîtrisant l'auditoire) et un document synthétique donné en fin de séance (ce qu'il faut retenir... ça devrait pouvoir tenir sur un triptyque et de la sorte permettre de maîtriser également le résumé !) l'orateur a toutes les chances de laisser un bon souvenir, donc de réussir sa présentation.
La présentation devrait être là pour justement arriver à ce résultat : c'est pendant que l'orateur est présent qu'il faut faire poser les questions.
II - Microsoft PowerPoint ?
Nous n'allons pas condenser sur cette page une formation à l'outil, ce n'est pas l'objectif !
Retenons seulement l'essentiel pour préciser le vocabulaire.


Contrairement à ce que certains tendent à démontrer par leurs présentations, PowerPoint, ce n'est pas des commentaires écrits directement sur les diapositives, il est prévu à cet effet les pages de commentaires.
Nota : ces dernières peuvent constituer de façon exceptionnelle le support auditeur remis en fin de séance... mais c'est avant tout le support pour l'orateur qui va pouvoir y trouver l'essentiel du message à passer. Une impression ad hoc de la présentation (les pages de commentaires imprimées à plusieurs pages par feuille) permet d'obtenir directement un pense-bête à glisser dans la main (tout est seulement question de choix de taille de police dans les pages de commentaire).
Le prochain chapitre permet d'illustrer, en exemple de présentation Power Point, comment remplir des slides en énonçant des règles de base.
III - Un slide vite documenté :

Nous pouvons y trouver l'intégralité du message, l'orateur n'a plus qu'à lire le texte... le public aussi d'ailleurs, l'orateur n'a pas besoin de venir.
Bref, plus sérieusement, quelle est la finalité de ce texte ?

C'est évidement du commentaire...
Le 1er paragraphe va constituer l'introduction de cette séquence, donc c'est du texte "dit".
Puis nous avons une énumération de 3 règles. Comme nous l'avons tous appris, un petit dessin vaut mieux qu'un long discours, voici donc quelques exercices, vous pouvez en trouver d'autres. En vous passant l'animation (donc en mode diaporama) vous trouverez facilement le texte qui va avec.
Pour la lisibilité de la diapo, claire, synthétique et lisible posée sur le sol. J'ai entendu l'exemple d'un patron, assis dans le fond de la salle, demandant à un de ses collaborateurs qui avait "tassé" de venir commenter la présentation debout derrière lui. Retenez l'idée, les personnes qui sont au fond ont le droit de voir !


Pour la vitesse de présentation :


Retenez ces chiffres, pas plus de 25 à l'heure ou au mini 3 minutes entre chaque diapo.
Nota : chaque animation d'une diapo ne constitue pas forcément une vue de 3 minutes minimum. Avec des transparents et un rétro projecteur il n'y a pas de discussion possible, par contre j'ai eu l'occasion de présenter 50 diapos avec plus de 500 vues (donc 500 clics), ça tient en 3 heures y compris la pose et quelques exercices. C'est à chronométrer, sachant que ce n'est pas une course. Il est indispensable que l'auditoire suive, tout le monde doit arriver à destination et ce en même temps.
Enfin, pour la non redondance.


Là encore, un peu de bon sens : les dessins, graphiques, photos... tiennent bien dans des diapos, c'est pas facile à épeler, par contre, du texte, c'est fait pour être dit.


Donc avec 3 diapositives (je sais que vous en avez compté 4, mais vous avez oublié l'animation, cf. le pps joint) nous avons illustré le message à passer avec quelques gains au passage.
IV - Exemple de dossiers :
  1. L'annexe de la présentation jointe donne en exemple le contenu des différents dossiers.
  2. Le dossier de l'orateur pourra contenir :
    La feuille de présence (cas des formations), le guide de la présentation, les exercices + supports à distribuer, le cas échéant.
  3. Le dossier du participant de son côté pourra s'enrichir au fur et à mesure de la présentation :
    - au début, feuille d'évaluation (il faut toujours un feed back pour pouvoir progresser dans ses présentations), feuilles blanches pour prendre des notes, un chevalet pour écrire son nom (cas de petits groupes)
    - en cours de présentation : documents distribuée au fil de l'eau (difficile dans des grands groupes),
    - en fin de présentation, le document distribué en synthèse (par exemple triptyque).
La présentation correspondante :
animation PowerPoint by GL

5 commentaires:




  1. waooooohhh !! bien toutes ces explications !!! mais je crois qu'ils ont sorti des logiciels de diaporamas super !! j'en cherche un justement !!!
    merci pour toutes tes explications !!!! et bon dimanche

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  2. Merci pour tous ces tuyeaux, j'en ai bien besoin pour m'y retrouver.
    J'ai encore allégé mes pages et j'espère que le site s'ouvre plus vite. (hi, hi, pour faire une rime en plus !!!)
    Gros bisous.

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  3. J'ai confectionné le bateau dans la cabine en regardant la mer.
    Bisous et bonne soirée.
    Marie

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  4. Je suis content que que j'ai écrit puisse être utile à d'autres. Cet article sur la communication est une synthèse pour mon propre usage à l'origine. Je ne fais pas suffisamment de présentation pour pouvoir mettre en pratique tous ces conseils.

    Pour ce qui est d'utiliser des images pour illustrer des propos c'est facile pour quelques sujets mais la plupart du temps ce n'est pas évident de trouver comment illustrer car on doit faire des analogie avec des domaines très différents.

    Si seulement on avait le temps de préparer une présentation mais on la fait souvent au dernier moment et elle ne sera donné qu'une seule fois donc on n'y consacre que peu de temps.

    Peut-être faudrait-il écrire une présentation en même temps que l'article/rapport et la considérer comme une synthèse visuelle, une approche du sujet qui mène à la lecture de l'article/rapport ?

    Bonne continuation.

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